Configuración

Desde Administración defines cómo opera tu negocio en Zenci: tus sucursales y bodegas, los usuarios y sus roles y permisos, tu suscripción y las integraciones (claves de API y avisos) para conectar tu tienda en línea.

Esta sección suele administrarla el Propietario o un Gerente. Para acceder, ingresa al panel en https://app.zenci.app y ve a Administración, al final del menú lateral. Solo ves las secciones para las que tu rol tiene permiso.

Administración › Sucursales.

Sucursales y bodegas

Zenci es multi-sucursal y multi-bodega. Una sucursal es un punto de venta (una tienda) y una bodega es el lugar donde se controla el stock. Una sucursal puede tener una o varias bodegas.

1. Ve a Administración › Sucursales.
2. Haz clic en Nueva sucursal e ingresa su nombre y datos.
3. Si emites facturas por sucursal, configura su información fiscal (ver ).
4. En Administración › Bodegas, crea al menos una bodega asociada a la sucursal.

Eliminar una sucursal

Al eliminar una sucursal también se elimina su bodega, así que Zenci no te deja hacerlo mientras esa bodega:

• tenga inventario: el aviso dice cuántas unidades quedan. Transfiérelas a otra bodega o ajústalas a cero;
• tenga transferencias sin terminar: recíbelas o cancélalas;
• tenga compras por recibir: recíbelas, bórralas o cámbiales la bodega.

Cajas registradoras

Cada sucursal debe tener al menos una caja registradora (terminal). Las cajas son las que el cajero selecciona al abrir su turno en . Créalas y adminístralas en Administración › Cajas con el botón Nueva caja; la caja predeterminada de cada sucursal es la que se propone al abrir sesión.

Si una sucursal no tiene cajas, nadie puede abrir caja en ella: la pantalla de apertura lo avisa y, a quien puede administrarlas, le ofrece el botón Ir a Puntos de venta para crearlas.

Usuarios y roles

Da de alta a las personas de tu equipo y define qué puede hacer cada una mediante roles y permisos.

Todo comercio empieza con tres roles:

Rol	Qué puede hacer
Propietario	Configura todo: sucursales, usuarios, productos, facturación e integraciones.
Gerente	Administra el día a día: usuarios, sucursales, ventas, inventario, compras, reportes y la caja de otras personas.
Cajero	Vende, abre su caja, registra movimientos de efectivo y hace su propio corte, con acceso limitado a la configuración.

En la pantalla Roles y Permisos estos tres roles aparecen con su nombre en inglés: Owner (Propietario), Manager (Gerente) y Cashier (Cajero).

Invitar a alguien

1. Ve a Administración › Usuarios.
2. Haz clic en Invitar usuario e ingresa su Correo electrónico.
3. Elige su Rol.
4. Pulsa Enviar invitación. La persona recibe un correo con un enlace para unirse al equipo.

Las invitaciones que todavía no se aceptan aparecen en la pestaña Invitaciones.

Si la persona ya tiene una cuenta en Zenci (por ejemplo, porque trabaja en otro negocio), acepta la invitación con su contraseña de siempre. Si es nueva, completa su registro con su nombre y una contraseña. Al crear o cambiar una contraseña, la pantalla muestra los requisitos y los va marcando mientras escribes:

• Entre 8 y 128 caracteres.
• Una letra minúscula, una mayúscula, un número y un carácter especial (!, @, #…). Si usas una frase de 20 caracteres o más, no necesita mayúsculas ni símbolos.
• Sin tres caracteres iguales seguidos.

Cambiar el rol o desactivar a alguien

En la lista de Usuarios, abre el menú de acciones de la persona:

• Cambiar rol: elige el nuevo rol y pulsa Guardar. La persona sigue en el comercio con sus permisos nuevos.
• Desactivar: la persona deja de poder entrar y sale de la lista de usuarios.

Roles y permisos

En Administración › Roles y Permisos puedes crear tus propios roles con Nuevo rol o editar los existentes. Los permisos aparecen en español, agrupados por sección (Caja y Efectivo, Inventario, Reportes…), con nombres que dicen qué permiten hacer. Al editar un rol solo puedes otorgar permisos que tu propio rol tiene.

• Los cambios de permisos se aplican al momento para todas las personas que tienen ese rol: las secciones nuevas les aparecen sin recargar la página ni volver a iniciar sesión.
• No puedes eliminar un rol mientras alguien lo tenga asignado: primero cambia de rol a esas personas.
• Algunos permisos útiles de revisar: Gestionar la caja de otra persona (corte, ingresos y retiros), que permite hacerle el corte a una caja que dejó abierta otra persona (ver ), y Confirmar cortes de caja.

Usuarios: las cuentas del equipo y su rol (Propietario, Gerente, Cajero…).

Asigna el rol mínimo necesario

Otorga a cada usuario solo los permisos que necesita para su trabajo. Esto protege la información sensible y reduce errores en la operación.

Roles y Permisos: cada rol con cuántas personas lo tienen y cuántos permisos tiene. Con Editar ves y cambias sus permisos.

Métodos de pago

En Métodos de pago defines las formas de cobro que tu equipo podrá usar en el punto de venta (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.). Vincula los métodos de tu cuenta y quedarán disponibles al cobrar en y en los pagos.

Configuración fiscal

En Administración › Fiscal registras los datos con los que tu negocio emite facturas electrónicas ante la DGI.

Administración › Fiscal: elige el modo de emisión.

1. Elige el Modo de emisión:
   • Por empresa: un solo RUC para todas las sucursales. Es el modo estándar.
   • Por sucursal: cada sucursal emite con su propio RUC y su propio token de Solerba.
2. Completa la Identificación fiscal (RUC, DV y tipo de contribuyente; Autocompletar trae el nombre y el DV), los Datos del contribuyente, la Dirección fiscal y el Contacto del emisor.
3. En Integración con Solerba, ingresa el Token de API de Solerba y el ID de proveedor de Solerba que te entregó Solerba al habilitar la facturación electrónica.

Por seguridad, el token guardado nunca se muestra: en su lugar ves Token guardado. Para reemplazarlo, pulsa Cambiar token (o Agregar token si todavía no hay uno) y pega el nuevo. Al guardar, Zenci comprueba el token con Solerba y, si no lo reconoce, lo rechaza en ese momento y te lo dice.

Un token incorrecto detiene la facturación

Si guardas un token incorrecto, el comercio deja de emitir facturas hasta que se reponga. Pega el token que te entregó Solerba: no es la contraseña de su portal ni la de Zenci.

Consulta para emitir facturas y notas de crédito.

Preferencias del punto de venta

Las Preferencias del POS (Administración › Preferencias del POS) controlan el comportamiento del punto de venta para todo el equipo. Están organizadas en estas secciones:

Administración › Preferencias del POS.

Sección	Opciones
Impresión y facturación	Imprimir factura automáticamente al cobrar · Imprimir copia para el cliente · Imprimir nota de crédito al emitirla · Facturar automáticamente los apartados al completarse (ver ).
Cajón de dinero	Abrir el cajón solo en ventas en efectivo · Abrir el cajón al iniciar turno.
Flujo de venta	Pedir cliente antes de cobrar · Mostrar el selector de entrega (inmediata/pendiente) en el cobro · Permitir descuentos manuales · Descuento máximo permitido por venta.
Numeración de órdenes	Configura el formato y la secuencia con que se numeran las órdenes.
Apertura de caja	Modo de apertura: Completo (conteo por billetes y monedas) o Simplificado (monto inicial en una sola entrada).
Modo de caja	Exclusiva (un solo cajero por caja) o Compartida (varios cajeros en la misma sesión, cada venta atribuida a quien la hizo).
Corte de caja	Modo de corte: Completo (conteo por denominaciones) o Simplificado (total en una sola entrada).
Reportes	Cuándo un apartado cuenta como venta: Al liquidarse (recomendado), Al apartarse o Por cobro. Ver .
Productos e inventario	Permitir vender con stock en cero o negativo · Motivos de ajuste propios (ver abajo).
Notificaciones	Sonido al completar la venta · Avisos de apartados al cliente · Copia de los avisos al negocio, por tipo de aviso (ver abajo).
Personalización de factura	Logo del recibo · Color de acento del PDF · Notas al pie del PDF.
Cotizaciones	Términos y condiciones que se imprimen al final de cada cotización.
Tarjetas de regalo	Términos y condiciones que se imprimen al final del comprobante de cada tarjeta de regalo.

Cuando termines, pulsa Guardar cambios.

Avisos por correo y copia al negocio

En la sección Notificaciones decides quién recibe por correo los avisos de apartados y los recibos de venta:

• Avisos de apartados al cliente: envía al cliente el apartado registrado y cada abono que hace. Si lo apagas, el cliente deja de recibirlos.
• Copia de los avisos al negocio: te llega una copia oculta de los correos que recibe el cliente; el cliente no ve tu dirección. Viene apagada. Al encenderla eliges de cuáles quieres copia:

Casilla	Qué te llega	Al encender la copia
Apartado registrado	Cada apartado nuevo, también los de clientes sin correo.	Marcada
Abono a un apartado	Cada abono, incluido el pago que salda el apartado.	Marcada
Recibo de venta	El recibo de una venta cuando alguien se lo envía al cliente, desde el cobro o desde el detalle de la venta.	Desmarcada

Copia de los avisos al negocio, con una casilla por tipo de aviso.

• Correo para las copias: el correo donde quieres recibirlas. Si lo dejas vacío, se usa el correo de tu configuración fiscal.

Si el cliente de la venta es tu propio negocio, no te llega una copia repetida.

Consulta para el detalle de los correos de apartados.

Términos y condiciones de cotizaciones y tarjetas de regalo

Escribe una sola vez tus condiciones comerciales y salen impresas solas:

• En Cotizaciones, al final del PDF de cada cotización. Al armar una cotización, un aviso debajo de las notas te recuerda que ya tienes términos configurados, para no copiarlos a mano.
• En Tarjetas de regalo, al final del comprobante de cada tarjeta. Si el texto es largo, continúa en las hojas siguientes.

En los dos casos se respetan los párrafos y saltos de línea tal como los escribiste, y si dejas el campo vacío no se imprime ningún bloque. No afectan a las facturas ni a los demás documentos.

Motivos de ajuste propios

Además de los motivos que trae Zenci, puedes usar motivos propios de tu comercio al ajustar el inventario (por ejemplo, "Baja de club"). Se crean en el momento con Agregar motivo al hacer un ajuste. En Productos e inventario › Motivos de ajuste propios puedes renombrarlos o eliminarlos; los ajustes ya registrados conservan su motivo en el historial.

Apariencia: modo claro y oscuro

Cada persona elige cómo ve Zenci. Abre el menú de tu avatar, arriba a la derecha, y entra a Apariencia:

Opción	Qué hace
Claro	Interfaz clara, siempre.
Oscuro	Interfaz oscura, siempre.
Sistema	Sigue la configuración de tu computadora (y cambia solo al anochecer, si así lo tienes puesto).

Apariencia: elige entre Sistema, Claro y Oscuro desde el menú de tu avatar.

Tu elección se guarda en el navegador, así que la próxima vez que abras el POS lo encuentras como lo dejaste. Es una preferencia por persona y por dispositivo: no cambia lo que ven los demás.

Los tickets se siguen imprimiendo en claro

Aunque trabajes en modo oscuro, los tickets y reportes se imprimen en claro: sobre papel un fondo oscuro no se lee y gasta tinta de más.

Útil en locales con poca luz

Los cajeros que pasan turnos completos frente a la pantalla suelen preferir el modo oscuro por comodidad visual.

Reglas y política de apartados

• En Administración › Reglas activas o desactivas reglas de venta (por ejemplo, permitir cambiar el precio de un artículo desde el carrito) y de apartados (por ejemplo, permitir crear apartados sin abono inicial).
• En la misma pantalla de Reglas defines la política de apartados: días de retención, y monto y porcentaje mínimo de depósito.

Política de devoluciones

En Administración › Devoluciones configuras los días dentro de los cuales se puede hacer una devolución y las notas que se muestran sobre la política de devoluciones.

Reportar un problema

Si algo no funciona como esperas, usa Reportar un problema, en la barra lateral debajo de Administración. Cuando tienes una ventana abierta encima (el cobro, un abono, el arqueo, emitir una tarjeta de regalo), el botón aparece flotando sobre ella para que puedas reportar desde ahí mismo.

Reportar un problema: cuenta qué pasó; la captura y los datos de tu caja se adjuntan solos.

1. Pulsa Reportar un problema.
2. Escribe en una línea qué pasó y, si quieres, cuéntalo con más detalle: con qué tiene que ver, si puedes seguir trabajando, qué esperabas que pasara y qué hiciste antes.
3. Revisa las imágenes y pulsa Enviar reporte. Al terminar recibes un número de reporte y el equipo de soporte de Zelta lo revisa; si hace falta más información, te contactan.

No hace falta que escribas tus datos: el reporte adjunta solo una imagen de la pantalla donde lo abriste, la versión del sistema, el comercio, la sucursal y tu usuario.

• Puedes adjuntar hasta 5 imágenes (JPEG, PNG o WebP, de hasta 5 MB cada una), también pegándolas con Ctrl+V (⌘V en Mac).
• Si la imagen de la pantalla muestra datos de un cliente o de un pago, quítala antes de enviar o adjunta otra con esos datos tapados.
• Si cierras el formulario, lo que escribiste no se pierde.

Sin conexión

Si no hay conexión al enviar, el reporte queda guardado en el equipo como Reporte pendiente de enviar y sale solo en cuanto vuelve la conexión. Si recargas la página antes, el texto se conserva pero las imágenes adjuntas se pierden. Los reportes que esperan aparecen en Reportes sin enviar, donde puedes Intentar ahora o Descartar cada uno.

Respuestas a tus reportes

En la misma ventana, la pestaña Respuestas muestra los reportes que envió tu comercio y en qué quedó cada uno. Cuando hay una respuesta que todavía no leíste, el botón Reportar un problema lo avisa con un globito, y la respuesta lleva la etiqueta Nuevo.

Respuestas: en qué quedó cada reporte y qué te escribió el equipo.

Estado	Qué significa
Recibido	El equipo lo tiene. Te avisan en esta pestaña en cuanto haya novedades.
Necesitamos más información	Falta un dato para seguir; el equipo te contacta para pedírtelo.
Resuelto	Quedó resuelto. Si el equipo te dejó una explicación, la ves debajo.
Cerrado sin cambios	El equipo lo revisó y no hizo cambios; debajo ves el motivo.

Cuando leas una respuesta, pulsa Recibido para avisarle al equipo que la viste; es opcional. Si el problema vuelve a pasar, envía un reporte nuevo desde Nuevo reporte.

Los reportes enviados antes del 6 de octubre de 2026, cuando se estrenó esta pestaña, solo aparecen si el equipo les escribió una respuesta.

Suscripción y plan

En la sección de Suscripción consultas el plan contratado, las capacidades incluidas y el estado de tu cuenta. Desde aquí gestionas tu plan según el crecimiento de tu negocio.

Los botones para activar o cambiar el plan y para administrar los pagos los ve solo quien administra el comercio. El resto del equipo ve el estado del plan y, si vence, un aviso para pedirle a quien administra que lo reactive. Los datos del comercio siguen disponibles para consulta mientras tanto.

Suscripción: tu plan y lo que estás usando.

Integraciones

Si quieres conectar Zenci con tu tienda en línea, en Administración → Integraciones emites las claves de API que usa la tienda y configuras los avisos que Zenci le envía cuando cambia tu catálogo o cuando le pasa algo a una de sus ventas. Para verla necesitas permiso sobre Integraciones.

Administración → Integraciones: claves de API y avisos a tu tienda.

Emitir una clave de API

1. En Claves de API, haz clic en Emitir clave.
2. Ponle un nombre y marca solo lo que la tienda necesita: Ver el catálogo, Ver existencias, Crear pedidos, Ver pedidos, Ver clientes, Crear y modificar clientes y, si la tienda debe mandar sus propios precios, Fijar el precio de venta (solo se puede marcar junto con Crear pedidos).
3. Elige la Sucursal de las ventas, los Precios (los del catálogo o una lista de precios) y, si quieres, una fecha de vencimiento.
4. Haz clic en Crear clave y copia la clave, que empieza con zpk_. Se muestra una sola vez.

Al emitir una clave eliges qué puede hacer, en qué sucursal vende y con qué precios.

Una clave no se edita: para cambiar sus permisos, emite otra y revoca la anterior con Revocar. El detalle para quien programa la integración está en .

Cuida tus claves de API

Quien tenga una clave puede actuar en nombre de tu negocio dentro de lo que la clave permite. No la compartas ni la publiques. Si crees que una clave quedó expuesta, revócala y emite una nueva.

Avisos a tu tienda

Los avisos (webhooks) le informan a tu tienda en línea cada vez que cambia un producto, sus existencias o su precio, y cuando una de sus ventas se factura, su factura no se pudo emitir, se anula o se devuelve. Se configuran en Avisos a tu tienda con Nuevo aviso: escribes la dirección de tu tienda y eliges qué avisar. Desde el menú de cada aviso puedes ver las entregas y reintentar una que falló, enviar un aviso de prueba, cambiar la clave de firma, pausarlo o eliminarlo. Consulta .

Ventas de tu tienda en línea

Las ventas que registra tu tienda aparecen en Ventas → Órdenes con la etiqueta Tienda en línea, ya pagadas y entregadas. Si tienes configurada la facturación electrónica, la factura se emite sola a nombre del cliente que mandó la tienda; si el cliente tiene correo, le llega como cualquier otra factura.

Siguientes pasos

• — Configura los datos fiscales de cada sucursal.
• — Usa tus claves zpk_… para integrar tu tienda.
• — Avisa a tu tienda de los cambios del catálogo y de sus ventas.